Über den Newsletter haben Anbieter die Möglichkeit ihren Kunden regelmäßig interessante Neuigkeiten über ihr Unternehmen sowie ihre Services und Produkte zukommen zu lassen. Sie sind eine beliebte und verbreitete Form des After-Sales-Marketing, dienen aber auch dazu neue Kundenbeziehungen zu erschließen. Durch die Eintragung in eine Newsletter-Liste auf der Internetseite des Anbieters erklärt sich der Interessent mit dem Empfang von Newslettern einverstanden. Falls der Empfang des Newsletters nicht mehr gewünscht wird, kann man sich durch Klick auf einen entsprechenden Link im Newsletter, jederzeit wieder aus der Verteilerliste austragen.
Warum Newsletter Software ?
Für Versand und Erstellung von Newslettern im Rahmen des E-Mail-Marketing steht den Versendern ein breites Angebot an Softwareapplikationen zu Verfügung. Welche Software für den Einzelfall geeignet ist hängt vor allem von der Zahl der Empfänger und vom Umfang der Verteilerlisten ab, die verwaltet werden sollen. Eine Verteilerliste mit weniger als hundert Empfängern lässt sich vielleicht noch manuell mit den Standardtools von Office-Produkten organisieren. Bei den großen Anbietern hingegen zählen die Verteilerlisten zehntausende von eingetragenen Empfängern. Deren Verwaltung, ist ohne den Einsatz professioneller Newsletter Software nicht zu bewerkstelligen.
Aufgabenbereiche der Newsletter Software
Eine der zentralen Aufgaben der Newsletter Software ist, wie erwähnt die Verwaltung von Empfängern und Newsletter-Verteilerlisten. Weitere Aufgabenbereiche sind die Erstellung und Versandabwicklung von Newslettern. Beim Eintrag in die Verteilerliste gibt der Interessent in der Regel Interessengebiete an, über die er Informationen des Anbieters zu erhalten wünscht. Die Software kann hier durch entsprechende Filterung Newsletter zu den gewünschten Themengebieten zusammenstellen. Für den Versender ist diese Form der Selektion komfortabel, da sich der Streuverlust somit von vornherein reduzieren lässt. Es werden also nur Neuigkeiten zu den Themengebieten versandt, die den Empfänger – gemäß dessen eigener Angaben – auch tatsächlich interessieren.
Für den Servicebetreiber ist es zudem immer auch wichtig eine direktes Feedback zu erhalten. Durch ein sogenanntes View Tracking lässt sich ersehen, welche Empfänger den Newsletter geöffnet und vermutlich auch gelesen haben. Über das Empfängerverhalten lassen sich wertvolle Rückschlüsse für zukünftige Marketingaktivitäten ziehen.
Verwaltung von Adressdatenbeständen
Die Verwaltung der Adressdatenbestände zählt zum zentralen Aufgabenbereich einer Newsletter Software. Hierzu gehören Im- und Export von Adressdaten, von und in verschiedene Datenbankformate sowie umfangreiche Filterfunktionen für die Selektion der Daten. Aufgrund ständiger An- und Abmeldungen für den Bezug des Newsletters gehört der automatisierte und kontinuierliche Abgleich der Datenbestände in den Verteilerlisten zu den vorrangigen Verwaltungsaufgaben der Software.
Einer besonderen Behandlung bedürfen die Rückläufer, die aufgrund nicht mehr funktionierender E-Mail-Adressen auftreten. Eine gute Software ist daher in der Lage, dies zu erkennen und die Rückläufer – Bounces genannt – automatisch aus den Verteilern zu entfernen. Des weiteren erkennt sie doppelte Adressen und sortiert diese automatisch aus. Dies ist gerade vor dem Versand wichtig, denn erhält der Interessent den Newsletter mehrfach, hinterlässt dies in der Regel einen schlechten Eindruck.
Einige Systeme erlauben das Pflegen von Schwarzen Listen den sogenannten Robinson-Listen. Mit deren Hilfe lassen sich bestimmte Adressen dauerhaft vom Newsletterempfang ausschließen selbst wenn eine Adresse versehentlich in eine Empfängerliste gelangt sein sollte.
Verwaltung der Newsletter An- und Abmeldungen
Newsletter-Anmeldungen auf der Internetseite müssen im gesetzlich vorgeschriebenen Single-Opt-In Verfahren erfolgen. Dies besagt, dass nach Eintrag in die Verteilerliste selbst der Interessent dem Empfang nochmals ausdrücklich zustimmen muss. Um Missbrauch durch Dritte auszuschließen, versenden die Auto-Responder der Newsletter Software jedoch in der Regel automatisch generierte Kontrollmails an die angegebene E-Mail-Adresse. Dies stellt das sogenannte Double-Opt-In Verfahren dar. Der Empfänger muss durch Klick auf einen entsprechenden Link nochmals bestätigen, dass er mit dem Erhalt des Newsletters einverstanden ist. Erst danach wird er endgültig in die Verteilerliste aufgenommen. Dies hat den Vorteil, dass der Newsletter-Versender dadurch wirklich auf der sicheren Seite ist und Spam-Vorwürfe jeglicher Art nicht mehr greifen können. Ebenso wie man sich auf der Internetseite des Anbieters für den Empfang des Newsletters anmelden kann, kann man sich hier, falls gewünscht, auch wieder abmelden. Eine weitere wichtige Aufgabe der Newsletter Software besteht somit im Abholen der Newsletter An- und Abmeldungen von der Internetseite des Anbieters. Leistungsfähige Systeme erlauben darüber hinaus das Abholen von mehreren verschiedenen Internetseiten.
Newsletter Design
Eine der wichtigsten Aufgaben der Software ist die Generierung des Newsletters selbst. Zum einen erfordert dies – wie im E-Mail-Marketing üblich – die personalisierte Anrede des Empfängers, zum anderen die inhaltliche Zusammenstellung anhand der hinterlegten Interessenschwerpunkte. Die Software generiert automatische, frei konfigurierbare Grußformeln in der Anrede. Zu den Grundfunktionen beim Design des Newsletters selbst gehören die inhaltliche Gestaltung der Texte vergleichbar mit Serienbrieffunktionen in Textverarbeitungsprogrammen. Hier lassen sich in Standardtexten Platzhalter unterbringen, die erst bei der Generierung des Newsletters mit den jeweiligen Inhalten gefüllt werden. Auch weitere Adressdaten, die der Interessent bei der Anmeldung angegeben hat lassen sich hierdurch variabel in die Texte integrieren.
Zahlreiche Systeme bieten leistungsfähige Formulargeneratoren mit deren Hilfe sich Onlineformulare für die Newsletter, etwa für die Auftragsabwicklung erstellen lassen.
Dies ist für den Betreiber eines Onlineshops sehr vorteilhaft, da er über diese Features seinem gesamten Online-Schriftverkehr mit dem Interessenten/Kunden ein einheitliches Erscheinungsbild geben kann.
Bis auf wenige Ausnahmen ist der E-Mail-Versand heutzutage im HTML-Format üblich. Die Vorteile sind, dass sich Hyperlinks problemlos in den Text integrieren lassen und auch Grafiken und Bilder direkt in der Mail angezeigt werden können. Alternativ kann man die Grafiken auch auf dem Webserver bereitstellen und erst beim Öffnen der Mail durch den Empfänger nachladen lassen. Für die Erstellung der Mail benötigt der Anwender keine HTML-Kenntnisse. Eine gute Newsletter Software lässt selbstverständlich auch den Versand als Textmail zu, denn noch immer gibt es ein paar namhafte Maildienste wie etwa AOL, die keine HTML-Mails darstellen können.
Versandablauf eines Newsletters
Der typische Versandablauf sei hier anhand eines Beispiels für einen technischen Onlinehandel beschrieben. Angenommen der Händler hat neue Digitalkameras in sein Angebot aufgenommen und möchte nun die angemeldeten Interessenten hierüber informieren. Nach der inhaltlichen Gestaltung des Newsletters selbst werden aus dem Adressdatenbestand alle Newsletter-Abonennten in eine Empfängerliste herausgefiltert, welche als Interessengebiet etwa die Kategorie „Foto/Optik“ angegeben hatten. Danach überprüft die Software die Empfängerliste auf Dubletten, also doppelte Adressen, falls dies nicht schon vorher geschehen ist. Ist die Empfängerliste gecheckt und alle Prüfungen durchgeführt kann der Versand gestartet werden. Hierbei ist zu erwähnen, dass der Versand nicht zwingend online gestartet werden muss, denn zahlreiche Newsletter Software Systeme verfügen über eine Robot-Funktion, die einen zeitversetzten Versand an beliebigen Tagen und Uhrzeiten erlaubt.
Nach erfolgtem Versand erstellt die Software in der Regel einen Versandbericht, aus dem alle wichtigen Versanddaten hervorgehen, etwa Versandzeit sowie Empfängerstatus, also ob die E-Mail-Zustellung erfolgreich war oder etwa fehlgeschlagen ist. Bei allen Adressen denen die Mail nicht ordnungsgemäß zugestellt werden konnte, sendet der Mailserver des Empfängers eine Fehlermeldung (Delivery Status Notification) zurück anhand derer sich die Ursache ermitteln lässt. Häufig sind die Email-Adressen nicht mehr gültig, das heißt der Interessent hat das E-Mail-Postfach zwischenzeitlich aufgelöst oder vorübergehend deaktiviert. Über das Bouncemanagement kann der Betreiber bestimmen wie mit diesen Rückläufern zu verfahren ist, ob sie sofort aus den Verteilerlisten entfernt werden oder erst nach einer bestimmten Anzahl fehlgeschlagener Zustellversuche.
Auswertung und Statistik
Eine Newsletter Software verfügt über zahlreiche Statistik-Funktionen, anhand der Betreiber die Newsletter-Aktion auswerten kann, beispielsweise lassen sich die E-Mail-Provider oder das E-Mail-Format in welcher die Empfänger die Newsletter erhielten auswerten. Eine weiteres nützliches Feature sind An- und Abmeldestatistiken, welche Auskunft über das Abonnentenverhalten geben. Eine für den Betreiber äußerst wichtige Funktion ist das Link-Tracking, welches ihm Auskunft darüber gibt, über welche Links in der Mail die Empfänger auf das Angebot gelangten. Hat er Banner in die Mail eingebunden erhält er durch das Link-Tracking präzise Informationen über die Wirksamkeit einzelner Werbemittel. Dies ermöglicht ihm das Empfängerverhalten zu analysieren und bei der Gestaltung zukünftiger Mails zu berücksichtigen. Einige Softwaresysteme bieten neben der statistischen Auswertung auch eine grafische Aufbereitung der Zustellstatistiken an. Dies ist recht praktisch, da man auf einen Blick alle erfolgsrelevanten Daten auf einen Blick ersehen kann und verschiedene Kampagnen so besser miteinander verglichen werden können. Viele Systeme bieten die Archivierung der Newsletter und des statistischen Materials an. Dies ist für die langzeitliche Betrachtung der Marketing-Aktivitäten sehr nützlich, da der Betreiber hierüber seine eigene Geschäftshistorie verfolgen kann.
Newsletter gehören zweifellos zu den erfolgreichsten Instrumenten im Online-Direktmarketing. Der Massenversand von Newslettern lässt sich jedoch ohne eine geeignete spezielle Software nicht betreiben. Insofern ist die Newsletter Software für jeden ein Muss, der diese Form des Marketings ernsthaft in Erwägung zieht. Die Zahl der Anbieter für Newsletter Software ist recht groß ebenso wie das angebotene Leistungsspektrum. Die Preisspannen reichen derzeit von EUR 39,– bis EUR 2.500,–, wobei nicht vergessen werden darf, dass auch viele Freeware Systeme kostenlos zum Download angeboten werden.
